Le flex office a le vent en poupe ! Ce nouveau mode d’organisation flexible séduit de plus en plus d’entreprises, dans un contexte de démocratisation du télétravail liée à la crise sanitaire. Cependant, le partage des espaces de travail nécessite d’accorder une attention particulière aux conditions d’hygiène afin d’assurer la santé et le bien-être de vos collaborateurs. Quelles sont les conséquences de la mise en place du flex office sur la gestion de la propreté ? Comment maintenir des bureaux parfaitement propres tout en optimisant les coûts de nettoyage ? Décryptage des impacts de cette nouvelle tendance.
Le flex office, anglicisme que l’on peut traduire littéralement par « bureau flexible » en français, occupe une place grandissante dans le monde du travail. Mais de quoi s’agit-il exactement ?
Le concept de flex office correspond à une nouvelle organisation des bureaux dans laquelle les employés ne disposent pas de postes fixes sur leur lieu de travail. Muni de son ordinateur portable, de son smartphone ou de sa tablette, chaque collaborateur s’installe à l’emplacement le plus adapté selon ses missions du jour :
La notion de flex office a vu le jour à la fin du XXe siècle aux États-Unis, et s’est démocratisée en France dans les années 2010 sous l’impulsion de grands groupes. L’objectif : répondre à la diminution de l’occupation des bureaux en raison de la réduction du temps de travail (vacances, RTT, 35 heures), des déplacements professionnels et des arrêts maladie.
La tendance s’est accélérée ces trois dernières années avec la généralisation du travail à distance, boosté par la crise de la Covid-19 et le développement des nouvelles technologies. D’après une étude réalisée en 2021, plus de la moitié des entreprises se disent favorables au flex office, et près d’une sur cinq a déjà sauté le pas. Parmi les principaux arguments invoqués figure celui de l’économie sur les loyers, qui explosent dans certaines grandes villes.
À l’image du télétravail qui transforme les habitudes de nettoyage des bureaux, l’organisation en flex office bouleverse le fonctionnement des entreprises en matière de propreté.
De bonnes conditions de travail sont essentielles pour assurer le bien-être de vos salariés et améliorer votre productivité. Ces derniers accordent une grande importance à l’hygiène et à la sécurité, particulièrement en période de crise sanitaire. Or, la flexibilité implique le partage de bureau entre plusieurs personnes (desk sharing), et par conséquent une attention accrue pour éviter le risque de contamination et répondre aux inquiétudes légitimes des employés. La gestion de la propreté en flex office nécessite donc la mise en place de procédures de nettoyage et désinfection des surfaces après chaque passage afin de garantir un environnement de travail propre et sain au prochain occupant.
En l’absence de bureau attitré, les salariés doivent dégager entièrement l’espace de travail quand ils s’en vont pour permettre aux collaborateurs suivants de s’installer correctement. Chacun dispose généralement d’un casier pour ranger tout son matériel en fin de journée. Plus de dossiers qui s’empilent, de tasses de café à moitié vides ou de mémos collés un peu partout : c’est la logique du « clean desk ». Contrairement à un poste fixe souvent encombré d’une multitude d’objets, une surface de travail dépourvue d’effets personnels rend les opérations de nettoyage plus simples et plus rapides à réaliser.
Comme nous venons de le voir, une organisation de travail en flex office augmente les exigences en matière de propreté. Voici donc quelques bonnes pratiques à instaurer pour limiter les charges liées au nettoyage sans compromettre l’hygiène et la sécurité de vos équipes.
Vous pouvez mettre en place différentes actions pour encourager l’adhésion et la participation des salariés au concept de clean desk :
Certaines entreprises en flex office ont mis en place un dispositif de réservation des espaces de travail partagés pour éviter aux employés de perdre du temps à chercher un emplacement libre. Une application couplée à un système de capteurs permet de suivre en temps réel le taux d’occupation des bureaux. Ces outils numériques peuvent être judicieusement exploités pour améliorer la gestion de la propreté en flex office. Les données récoltées assurent une traçabilité et facilitent le déploiement d’un nettoyage à l’usage : seuls les bureaux réellement utilisés dans la journée sont nettoyés le soir, ce qui limite les dépenses superflues. Il est également possible d’identifier et de résoudre rapidement les problèmes d’hygiène signalés par les utilisateurs via la plateforme dédiée.
Avec les modes de travail traditionnels, le ménage des bureaux s’effectue généralement tôt le matin ou tard le soir, en dehors des heures d’ouverture. Dans le cas du flex office, un nettoyage en continu s’avère nécessaire pour assurer des locaux propres tout au long de la journée. Même si les employés sont incités à jouer un rôle en appliquant les principes du clean desk, il faut néanmoins faire appel à un professionnel pour parfaire le nettoyage et entretenir les espaces communs (salle de réunion, espaces collaboratifs, toilettes…).
Le choix d’un bon prestataire de nettoyage est crucial pour optimiser la gestion de la propreté en flex office sur le long terme. Cabinet de conseil spécialiste du secteur de l’hygiène, INCOS vous accompagne tout au long du processus :
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